Polityka prywatności sklepu internetowego OLHEN.PL

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych użytkowników oraz klientów sklepu internetowego działającego pod adresem olhen.pl.

2. Administratorem danych osobowych jest:

3. Kontakt z Administratorem w sprawach dotyczących danych osobowych możliwy jest pod adresem e-mail: kontakt@olhen.pl.

4. Administrator przetwarza dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679, zwanym dalej „RODO”.

5. Korzystanie ze Sklepu może wiązać się z przetwarzaniem danych osobowych w szczególności w związku ze składaniem zamówień, obsługą płatności, dostawą produktów, obsługą konta klienta, reklamacjami, zwrotami, kontaktem z Administratorem, listą ulubionych produktów, porzuconymi koszykami, działaniami marketingowymi, analityką, reklamami oraz korzystaniem z plików cookies i podobnych technologii.

§ 2. Zakres przetwarzanych danych

1. Administrator może przetwarzać następujące kategorie danych osobowych:

• a) imię i nazwisko,
• b) adres e-mail,
• c) numer telefonu,
• d) adres dostawy,
• e) adres rozliczeniowy,
• f) dane do faktury, w tym NIP, jeżeli Klient żąda wystawienia faktury,
• g) dane dotyczące zamówienia, w tym wybrane produkty, warianty, ilości, ceny i historia zamówień,
• h) dane dotyczące płatności, w zakresie niezbędnym do obsługi płatności,
• i) dane dotyczące wybranej metody dostawy i punktu odbioru,
• j) dane dotyczące reklamacji, zwrotów i odstąpienia od umowy,
• k) dane dotyczące konta klienta, jeżeli konto zostało utworzone,
• l) dane dotyczące listy ulubionych produktów, jeżeli użytkownik korzysta z funkcji wishlist,
• m) dane dotyczące zawartości koszyka, w tym porzuconych koszyków,
• n) adres IP, identyfikatory cookies, identyfikatory urządzeń i dane techniczne związane z korzystaniem ze Sklepu,
• o) dane dotyczące aktywności w Sklepie, w tym odwiedzanych stron, oglądanych produktów, kliknięć, źródła wejścia, dodania produktu do koszyka, rozpoczęcia składania zamówienia i dokonania zakupu,
• p) dane marketingowe i analityczne zbierane przez narzędzia Google, Meta/Facebook oraz inne narzędzia wykorzystywane w Sklepie, jeżeli użytkownik wyraził odpowiednie zgody.

2. Zakres przetwarzanych danych zależy od sposobu korzystania ze Sklepu przez użytkownika lub Klienta.

§ 3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

1. Dane osobowe mogą być przetwarzane w następujących celach:

• a) zawarcie i wykonanie umowy sprzedaży, w tym przyjęcie i realizacja zamówienia, przygotowanie wysyłki, kontakt w sprawie zamówienia oraz obsługa płatności — podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
• b) obsługa konta klienta, jeżeli Klient je założył — podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
• c) obsługa reklamacji, zwrotów i odstąpień od umowy — podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
• d) realizacja obowiązków księgowych, podatkowych i prawnych, w szczególności wystawianie i przechowywanie dokumentów księgowych — podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
• e) kontakt z użytkownikiem lub Klientem, w tym udzielanie odpowiedzi na zapytania przesłane przez formularz kontaktowy, e-mail lub telefon — podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na obsłudze korespondencji);
• f) dochodzenie roszczeń i obrona przed roszczeniami — podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora);
• g) prowadzenie działań marketingowych dotyczących produktów i usług Administratora, w tym prezentowanie ofert, rekomendacji produktów, upsell i cross-sell — podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO albo zgoda użytkownika, jeżeli dana forma marketingu wymaga zgody;
• h) obsługa listy ulubionych produktów / wishlist, jeżeli użytkownik korzysta z tej funkcjonalności — podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO, w zależności od sposobu działania tej funkcji;
• i) odzyskiwanie porzuconych koszyków, jeżeli użytkownik podał adres e-mail, jest zalogowany lub rozpoczął proces składania zamówienia — podstawą prawną może być art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora), a w przypadku komunikacji marketingowej — zgoda użytkownika, jeśli jest wymagana;
• j) analityka i statystyka działania Sklepu, w tym analiza ruchu, zachowania użytkowników i skuteczności sprzedaży z wykorzystaniem Google Analytics — podstawą prawną jest zgoda użytkownika, tj. art. 6 ust. 1 lit. a RODO;
• k) remarketing i reklama internetowa, w tym reklamy Google Ads, Meta/Facebook Ads, tagi reklamowe, piksele reklamowe i podobne technologie — podstawą prawną jest zgoda użytkownika, tj. art. 6 ust. 1 lit. a RODO;
• l) zarządzanie zgodami cookies i Consent Mode v2, w tym zapisywanie informacji o zgodach użytkownika i przekazywanie statusu zgód do narzędzi Google — podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

§ 4. Odbiorcy danych osobowych

1. Dane osobowe Klienta mogą być przekazywane podmiotom, które wspierają Administratora w prowadzeniu Sklepu i realizacji zamówień.

2. Odbiorcami danych osobowych mogą być w szczególności:

• a) SeoHost — jako dostawca usług hostingowych dla Sklepu,
• b) dostawcy systemu sklepu internetowego, motywów i wtyczek wykorzystywanych w Sklepie,
• c) Przelewy24 — jako operator płatności elektronicznych,
• d) banki i instytucje płatnicze uczestniczące w obsłudze płatności,
• e) firmy kurierskie i operatorzy dostaw (InPost, DHL, ORLEN / One Box lub inne),
• f) magazyn lub operator logistyczny obsługujący przygotowanie i wysyłkę zamówień oraz zwroty: MAGPAK,
• g) Base / BaseLinker lub inny system służący do obsługi zamówień i integracji sprzedaży,
• h) podmioty świadczące usługi księgowe, podatkowe, prawne lub doradcze,
• i) dostawcy usług e-mail, newslettera, automatyzacji marketingu lub obsługi porzuconych koszyków,
• j) dostawcy narzędzi analitycznych i reklamowych, w szczególności Google oraz Meta/Facebook,
• k) dostawcy narzędzi do obsługi cookies i zarządzania zgodami (np. Complianz),
• l) dostawcy narzędzi do obsługi listy ulubionych produktów / wishlist,
• m) podmioty uprawnione do otrzymania danych na podstawie obowiązujących przepisów prawa.

3. Dane przekazywane są wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonego celu.

§ 5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

1. W związku z korzystaniem z narzędzi dostarczanych przez podmioty międzynarodowe, w szczególności Google i Meta/Facebook, dane osobowe mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy.

2. Przekazywanie danych poza EOG odbywa się wyłącznie wtedy, gdy jest to dopuszczalne zgodnie z obowiązującymi przepisami, w szczególności na podstawie standardowych klauzul umownych lub decyzji Komisji Europejskiej.

3. Szczegółowe informacje dotyczące zasad przetwarzania danych przez Google i Meta/Facebook dostępne są w politykach prywatności tych podmiotów.

§ 6. Okres przechowywania danych

1. Dane osobowe przetwarzane w celu realizacji zamówienia przechowywane są przez okres niezbędny do wykonania umowy sprzedaży, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa lub okres przedawnienia ewentualnych roszczeń.

2. Dane zawarte w dokumentach księgowych i podatkowych przechowywane są przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego i rachunkowego.

3. Dane przetwarzane w celu obsługi reklamacji, zwrotów i odstąpień od umowy przechowywane są przez okres niezbędny do ich obsługi, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń.

4. Dane przetwarzane w celu prowadzenia konta klienta przechowywane są przez okres istnienia konta, a po jego usunięciu przez okres niezbędny do realizacji obowiązków prawnych lub obrony przed roszczeniami.

5. Dane przetwarzane w ramach listy ulubionych produktów / wishlist przechowywane są przez okres korzystania z tej funkcjonalności, usunięcia listy, usunięcia konta lub do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu.

6. Dane przetwarzane na podstawie zgody przechowywane są do czasu wycofania zgody.

7. Dane przetwarzane w celach marketingowych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora przetwarzane są do czasu wniesienia skutecznego sprzeciwu.

8. Dane dotyczące cookies i zgód użytkownika przechowywane są zgodnie z ustawieniami narzędzia do zarządzania zgodami.

§ 7. Prawa osoby, której dane dotyczą

1. Osobie, której dane dotyczą, przysługują następujące prawa:

2. W celu realizacji swoich praw należy skontaktować się z Administratorem pod adresem e-mail: kontakt@olhen.pl.

3. Administrator może zwrócić się o dodatkowe informacje niezbędne do potwierdzenia tożsamości osoby składającej żądanie.

§ 8. Dobrowolność podania danych

1. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale w określonych przypadkach konieczne do korzystania z wybranych funkcjonalności Sklepu.

2. Podanie danych niezbędnych do złożenia i realizacji zamówienia jest warunkiem zawarcia i wykonania umowy sprzedaży. Brak podania tych danych uniemożliwia złożenie lub realizację zamówienia.

3. Podanie danych w celu korzystania z konta klienta, listy ulubionych produktów, newslettera lub formularza kontaktowego jest dobrowolne, ale konieczne do korzystania z tych funkcjonalności.

4. Wyrażenie zgód marketingowych i zgód cookies jest dobrowolne. Brak zgody może ograniczyć działanie niektórych funkcji analitycznych, reklamowych lub personalizacyjnych.

§ 9. Cookies i podobne technologie

1. Sklep korzysta z plików cookies oraz podobnych technologii, takich jak piksele, tagi, identyfikatory urządzeń i skrypty analityczne.

2. Pliki cookies mogą być wykorzystywane w szczególności w celu zapewnienia prawidłowego działania Sklepu, obsługi Koszyka, zapamiętywania preferencji, obsługi konta i wishlisty, prowadzenia statystyk oraz działań reklamowych i remarketingowych (w tym Google Analytics, Google Ads, Meta Pixel).

3. Sklep może wykorzystywać następujące kategorie cookies:

• a) cookies niezbędne — wymagane do prawidłowego działania Sklepu,
• b) cookies funkcjonalne — umożliwiające zapamiętywanie ustawień i preferencji,
• c) cookies analityczne — służące do analizy sposobu korzystania ze Sklepu,
• d) cookies marketingowe — służące do prowadzenia działań reklamowych i remarketingu.

4. Cookies inne niż niezbędne są wykorzystywane wyłącznie po uzyskaniu zgody użytkownika.

5. Użytkownik może zarządzać zgodami cookies za pomocą banera zgód dostępnego w Sklepie oraz ustawień swojej przeglądarki internetowej.

6. Do obsługi banera cookies, zarządzania zgodami oraz konfiguracji Consent Mode v2 Sklep może wykorzystywać wtyczkę Complianz.

§ 10. Google Analytics, Google Ads i Google Tag Manager

1. Sklep korzysta lub może korzystać z narzędzi Google, takich jak Google Analytics, Google Ads, Google Tag Manager oraz innych tagów reklamowych lub analitycznych Google.

2. Narzędzia te mogą przetwarzać informacje o aktywności użytkownika w Sklepie (odwiedzane strony, oglądane produkty, koszyk, rozpoczęcie składania zamówienia, zakup, źródło wejścia oraz dane techniczne).

3. Google Analytics wykorzystywany jest w celu analizy ruchu w Sklepie, poprawy działania strony oraz oceny skuteczności sprzedaży i marketingu.

4. Google Ads może być wykorzystywany w celu prowadzenia kampanii reklamowych, remarketingu oraz pomiaru konwersji.

5. Narzędzia Google działające w zakresie analitycznym lub marketingowym są uruchamiane zgodnie z ustawieniami zgód użytkownika.

§ 11. Google Consent Mode v2

1. Sklep może wykorzystywać Google Consent Mode v2 w celu przekazywania do Google informacji o statusie zgód użytkownika na analitykę i marketing.

2. Consent Mode v2 nie zastępuje banera zgód cookies. Jest mechanizmem technicznym, który dostosowuje działanie tagów Google do decyzji użytkownika wyrażonej w banerze zgód.

3. W ramach Consent Mode v2 mogą być obsługiwane m.in. zgody dotyczące: przechowywania danych analitycznych, danych reklamowych, personalizacji reklam oraz danych użytkownika wykorzystywanych na potrzeby reklam.

4. Jeżeli użytkownik nie wyrazi zgody, działanie narzędzi Google zostanie ograniczone zgodnie z konfiguracją.

§ 12. Meta Pixel / Facebook Pixel

1. Sklep korzysta lub może korzystać z narzędzia Meta Pixel (Facebook Pixel) dostarczanego przez Meta Platforms.

2. Meta Pixel może być wykorzystywany w celu prowadzenia działań reklamowych, remarketingowych, pomiaru skuteczności kampanii oraz tworzenia grup odbiorców reklam.

3. Narzędzie to przetwarza informacje o interakcjach użytkownika ze Sklepem (wyświetlenia stron i produktów, koszyk, zakupy, dane urządzenia).

4. Meta Pixel jest uruchamiany wyłącznie po wyrażeniu przez użytkownika odpowiedniej zgody na cookies marketingowe w banerze zgód.

§ 13. Lista ulubionych produktów / wishlist

1. Sklep może udostępniać funkcję listy ulubionych produktów, zwaną również wishlist.

2. Funkcja ta umożliwia użytkownikowi zapisanie wybranych produktów w celu ich późniejszego odnalezienia.

3. W ramach wishlisty mogą być przetwarzane: identyfikator użytkownika/konta, identyfikatory produktów, dane techniczne sesji oraz adres e-mail (jeżeli funkcja pozwala na udostępnianie lub zapis listy).

4. Dane te są wykorzystywane wyłącznie w celu obsługi listy ulubionych produktów oraz poprawy wygody korzystania ze Sklepu.

§ 14. Porzucone koszyki, upsell i cross-sell

1. Sklep może korzystać z funkcji porzuconych koszyków, które umożliwiają przypomnienie Klientowi o niedokończonym zamówieniu (jeśli podał e-mail lub jest zalogowany).

2. Sklep może korzystać z funkcji upsell i cross-sell, polegających na prezentowaniu Klientowi produktów podobnych, uzupełniających lub rekomendowanych.

3. Rekomendacje produktów mogą być prezentowane m.in. na stronie produktu, w koszyku, podczas składania zamówienia lub po dokonaniu zakupu.

§ 15. Newsletter i komunikacja marketingowa

1. Jeżeli Sklep udostępnia newsletter, zapis do niego jest całkowicie dobrowolny i wymaga podania adresu e-mail.

2. Newsletter może zawierać informacje o produktach, promocjach, nowościach, poradach oraz treści marketingowe dotyczące Sklepu.

3. Użytkownik może w każdej chwili zrezygnować z newslettera poprzez link rezygnacji znajdujący się w każdej wiadomości e-mail lub poprzez bezpośredni kontakt z Administratorem.

§ 16. Profilowanie

1. Administrator może wykorzystywać dane użytkowników do profilowania w celach analitycznych, marketingowych i sprzedażowych (rekomendacje produktów, remarketing, przypomnienia o koszyku).

2. Profilowanie odbywa się na podstawie aktywności w Sklepie, historii zakupów oraz udzielonych przez użytkownika zgód.

3. Profilowanie nie wywołuje wobec użytkownika żadnych skutków prawnych ani w podobny sposób istotnie na niego nie wpływa.

4. Użytkownik ma prawo sprzeciwić się profilowaniu opartemu na prawnie uzasadnionym interesie lub wycofać zgodę w dowolnym momencie.

§ 17. Bezpieczeństwo danych

1. Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych przed utratą, zniszczeniem, nieuprawnionym dostępem lub modyfikacją.

2. Dostęp do danych osobowych mają wyłącznie upoważnione osoby i podmioty przetwarzające, zobowiązane umownie do zachowania pełnej poufności oraz stosowania odpowiednich zabezpieczeń.

§ 18. Zmiany Polityki prywatności

1. Administrator może zmienić Politykę prywatności w szczególności w przypadku zmiany przepisów prawa, zmian funkcjonalności Sklepu lub wykorzystywanych narzędzi technicznych.

2. Aktualna wersja Polityki prywatności jest stale dostępna w stopce Sklepu.

3. Polityka prywatności obowiązuje od dnia jej publikacji w Sklepie.